Productivité : du mal à vous concentrer sur plusieurs tâches ? Voici 2 outils efficaces !

Jul 17 / C3pH

Introduction

''En 2020, selon la société Asana, 71 % des travailleurs se sont retrouvés en situation de surmenage. Le nombre d’employés ayant effectué des heures supplémentaires a atteint 87 %''.

Aujourd'hui, il est difficile de se concentrer sur plusieurs tâches sans être déconcentré(e) soit par les courriels, les notifications, les appels...

On le constate, l'arrivée du numérique dans nos vies a considérablement joué sur notre attention. On en deviendrait presque des poissons rouges !

Dans cet article de blogue, on vous présente deux techniques très utiles pour optimiser votre temps, afin que vous ne soyez plus comme notre cher Marcel Proust à la recherche du temps perdu !

Premier outil : La Matrice d'Eisenhower

Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis a dit : ''ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ''.

C'est grâce à cette célèbre citation qu'un outil d'analyse et de gestion du temps a vu le jour.

Cette matrice permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Voici un exemple :
(Image extraite de notre formation en ligne : ''Gérer au mieux son temps et ses priorités '')
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La notion d'urgence s'entend comme :
  • Notion de temps avec une date limite : est-ce que l'échéance pour effectuer cette tâche est courte ?
  • Disponibilité des ressources humaines ou matérielles : ai-je le temps nécessaire pour réaliser cette tâche ? Est-ce que je peux déléguer cette tâche à un collègue ou à une collègue ? Est-ce que j'ai le matériel nécessaire pour réaliser cette tâche ? Est-ce que les conditions sont réunies pour réaliser de façon optimale cette tâche ?
  • Renvoie à l'idée d'échéance : est-ce que le délai peut être ou non rallongé ?
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La notion d'importance s'entend comme :
  • Conséquence majeure si non réalisée : quelle pourrait être la conséquence si je ne réalise pas cette tâche dans le temps donné ?
  • Apporte une valeur ajoutée au résultat : parmi toutes les tâches que j'ai à faire, est-ce que celle-ci apporte plus de valeur ajoutée vis-à-vis de mes autres missions ?
  • Relié directement à mes objectifs ou à mon poste : est-ce que cette tâche fait partie de mes objectifs en lien avec mon poste ?
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L'objectif, comme on peut le voir sur l'image ci-dessus, c'est de pouvoir classer les tâches selon leur degré d'importance et d'urgence.

Par exemple, vous pouvez lister entre 10 et 20 tâches que vous réalisez au cours d'un mois typique. Cela vous permettra de quantifier le temps que vous passez dans chacune des cases de la matrice d'Eisenhower. 
infographie technique pomodoro

Deuxième outil : Le Focus Funnel

Pour cet outil, nous nous sommes inspirés du Focus Funnel, conçu par Rory Vaden.

C'est un excellent outil d'analyse de ses tâches, afin de nous aider à mieux les prioriser.

L'objectif est de décomposer en sous-tâches qui nous prennent le plus de temps dans notre agenda.

Pour illustrer nos propos, on pourrait prendre la métaphore de la matriochka, cette poupée russe qui se décompose en plusieurs petites poupées.

Pour cet exercice, nous vous recommandons de vous concentrer sur 3 à 5 tâches maximum et de choisir celles qui vous prennent le plus de temps.

Une fois votre tâche choisie, vous pouvez appliquer les différentes phases du Focus Funnel, en vous posant les 4 questions ci-dessous :
(Document extrait de notre formation en ligne : "Gérer au mieux son temps et ses priorités")
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PHASE 1 : Eliminer

Peut-on éliminer cette tâche ? Cette tâche est-elle nécessaire ? Apporte-t-elle de la valeur ajoutée ?
Si la tâche ne peut pas être éliminée, en totalité ou en partie, alors nous passons à la phase 2.

PHASE 2 : Automatiser

La tâche peut-elle être automatisée ?
Il existe des logiciels et outils pour automatiser certaines tâches répétitives.
Bien utilisés et bien maîtrisés, ces outils permettent de gagner un temps fou sur certaines de nos tâches.
Si la tâche ne peut pas être automatisée, alors nous passons à la phase 3.

PHASE 3 : Optimiser

Est-ce que je peux, par exemple, élaborer des documents qui pourraient me faire gagner du temps par la suite ?

Par exemple, créer un formulaire qui pourrait être rempli par mes clients, mettre des rappels automatisés de courriel, mettre des rappels à mon agenda ? 

Ces techniques simples nous permettent d'optimiser certaines sous-tâches à l'intérieur de la tâche que l'on aura choisie.
Si la tâche ne peut pas être optimisée, en totalité ou en partie, alors nous passons à la phase 4.

PHASE 4 : Déléguer

La tâche peut-elle être déléguée ? Est-ce que je peux former quelqu’un à réaliser cette tâche ?

Il existe des outils pour vous aider dans cette délégation qui peut parfois être complexe. En effet, il y a le risque de soit trop déléguer, soit pas assez.

Une bonne manière de mettre en pratique le processus de délégation est l'application d'un petit jeu inspiré du management 3.0 : '' le délégation poker''.

Oui, vous avez bien lu, mais rassurez-vous, il n'est pas question d'argent. Promis vous ne mettrez pas un dollar !

Il s'agit simplement de 7 cartes qui symbolisent les 7 niveaux de délégation issus du Management 3.0.

Plus le numéro de la carte est élevé, plus le niveau de délégation pour votre prise de décision est élevé.

1. Annoncer : le gestionnaire prend la décision lui-même et informe l’équipe de cette décision, c’est le niveau le plus bas puisque c’est l’absence totale de délégation.

2. Vendre : le gestionnaire décide mais prend le temps d’argumenter pour convaincre tout le monde du bien-fondé de sa décision.

3. Consulter : le gestionnaire prend la décision, mais seulement après avoir écouté et pesé les commentaires de l’équipe.

4. Accord : le gestionnaire et l’équipe échangent, et prennent la décision d’égal à égal.

5. Conseiller : le gestionnaire conseille son équipe, il peut influencer la décision mais cette dernière est prise par l’équipe.

6. S'informer : l'employé(e) décide de la décision à prendre, puis informe le manager des raisons de sa décision.

7. Déléguer : Le manager n’a plus d’influence, c’est l'employé(e) qui décide toute seule.
C’est le niveau le plus élevé puisque la décision est totalement déléguée, en toute confiance et sans vérification ultérieure.

Pour vous aider à devenir un as de la délégation, nous vous donnons toutes les cartes en main dans notre formation e-learning : "gérer au mieux son temps et ses priorités."

Revenons à la phase 4 du Focus Funnel : est-ce que les bonnes conditions sont réunies pour réaliser cette tâche que vous avez choisie, ou bien peut-elle être reportée à un jour plus propice ?

Deux solutions s’offrent à vous :

  • soit vous réalisez cette tâche maintenant
  • soit vous choisissez de remettre cette tache à plus tard et donc de procrastiner.


Procrastiner n'est pas négatif en soi, le mot vient du latin classique ''procrastinatio'' qui signifie ajournement. À l’époque, la procrastination était plutôt synonyme de sagesse !
Procrastiner une fois revient à replanifier, ce qui démontre une bonne organisation. Le souci avec la procrastination arrive quand vous reportez plusieurs fois la même tâche.
Quand une tâche est procrastinée une fois, elle doit être faite. si vous la reportez à plusieurs reprises, cela est peut-être le signe qu'elle devrait être éliminée 😉.

Il existe bien évidemment d'autres techniques très utiles pour gérer au mieux votre temps dont la technique Pomodoro.

Vous l'aurez compris... cette liste n'est pas exhaustive, mais on ne voulait pas vous prendre trop de temps !

Si vous souhaitez connaître toutes les techniques pour gérer au mieux votre temps, car votre temps est précieux voici le lien pour vous inscrire à notre formation complète sur le sujet.

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