5 conseils indispensables pour donner un feedback efficace

C3pH

Introduction

Donner un feedback peut avoir des retombées extraordinaires sur la motivation d'un(e) employé(e). Des recherches publiées sur Harvard Business Review ont montré que les organisations qui pratiquaient la culture du feedback constataient une augmentation de la satisfaction et du bonheur parmi les employés, ainsi qu'une productivité accrue.  

Que ce soit pour féliciter un(e) collègue ou mettre en lumière une erreur pour en faire une occasion d’apprentissage, donner un feedback est très efficace pour encourager ou ajuster un comportement.  

Cependant, donner un feedback ne se fait pas au hasard. Pour que le feedback soit efficace, il doit être bien formulé et réunir certaines conditions essentielles, au risque de provoquer chez la personne qui reçoit le feedback un sentiment d'incompréhension, voire de colère.  

Pour éviter les conflits qui pourraient naitre dans votre organisation à cause de feedbacks mal formulés, nous vous proposons de découvrir 5 conseils indispensables pour donner un feedback efficace.  

Parlez face à face pour donner un feedback  

Les nouvelles technologies sont d’une aide précieuse au quotidien. Dans un contexte professionnel, envoyer des courriels, discuter en visioconférence avec nos collègues ou utiliser notre téléphone pour contacter des clients nous permet de gagner énormément de temps et d'accomplir plus facilement nos missions.  

Toutefois, certaines tâches, comme le fait de donner un feedback, nécessitent des interactions plus directes.  

Pour donner un feedback efficace, il est préférable d'échanger en personne, en trouvant un espace calme où vous pourrez avoir une conversation honnête et informelle en tête-à-tête avec votre collègue ou employé(e).

Vous pouvez aussi donner un feedback au cours d’une conversation téléphonique ou en visioconférence si le travail à distance est la norme dans votre organisation. 

Lorsque vous donnez un feedback en personne, soyez attentif à votre langage corporel. Votre collègue sera certainement stressé(e) donc essayez d’éviter les gestes ou expressions faciales qui pourraient provoquer une réaction défensive ou anxieuse. Évitez par exemple d’élever la voix, de croiser vos bras ou de tomber trop facilement dans le jugement de l’autre. 

Par ailleurs, pour donner un feedback efficace, adopter un message clair face à votre collègue et évitez le " feedback sandwich" : des compliments, des critiques puis encore d'autres compliments. Cette méthode est dépassée et donne le sentiment d’un manque d’authenticité car tout le monde voit arriver les compliments à l’avance et on peut se demander s’ils sont sincères ou juste exprimés pour respecter la méthode sandwich. 

L'absence d’un message clair, comme on le verra ensuite, peut amener de la confusion chez votre collègue qui ne saura pas ce qu’il faut retenir pour progresser.
 
  • À ne pas faire : envoyer un SMS ou laisser un message sur la boite courriel de votre collègue qui reçoit le feedback. Vos commentaires pourraient être mal interprétés.
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Parlez d’un sujet spécifique pour donner un feedback 

Vous pourriez avoir envie de profiter de cet échange avec votre collègue pour évoquer tous les sujets qui vous trottent dans la tête depuis des mois. Ce n’est pas la bonne méthode à adopter ! 

Comme dit précédemment, avoir un message clair est indispensable pour donner un bon feedback à votre collègue. Pour cela, il faut limiter votre échange à un sujet qui vous semble important d’évoquer à ce moment précis.  

Cela peut être, par exemple, les retards répétés de votre collègue. Durant cet échange, vous évoquerez alors les raisons de ces retards, les conséquences pour l’entreprise, les solutions que vous pourriez trouver pour limiter ces retards.  

En revanche, pas question d’évoquer en même temps, durant cette même réunion, les très bonnes performances en matière de vente de votre collègue. Il pourrait ne pas retenir le plus important, à savoir les solutions à apporter à ses multiples retards. 

  • À ne pas faire : parler de plusieurs sujets différents pour donner un feedback à votre collègue 
  • À faire : choisir le sujet le plus important que vous souhaitez évoquer avec votre collègue et limiter votre feedback à ce sujet. Vous pourrez reprogrammer une réunion plus tard pour donner un autre feedback. 
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Ne soyez pas dans le jugement personnel pour donner un feedback 

Donner un feedback doit être motivé par des résultats et des observations impartiales, sans prendre en compte le genre, l'âge ou la religion de votre collègue. Un feedback centré sur l'individu pourrait être pris comme une attaque motivée par des sentiments personnels, plutôt que par des faits objectifs.  

Voici une astuce simple pour donner un feedback dénué de jugements personnels : concentrez-vous sur les comportements de votre collègue (ce qu'il/elle fait) plutôt que sur ses traits de personnalité (ce qu'il/elle est).  

  • À ne pas faire : dire à votre collègue “tu es trop susceptible”  
  • À faire : dites plutôt “Nous allons travailler avec toi sur la gestion des émotions face aux clients”  

Attendez le bon moment pour donner un feedback  

Votre collègue vient de décrocher un gros contrat ? Une autre a été désignée pour animer une grande conférence sur les ressources humaines ? N’attendez pas le mois prochain pour donner un feedback positif et les féliciter.

Que ce soit pour donner un feedback positif ou négatif, la rapidité d'exécution est importante.  

Le feedback positif donné à un(e) collègue immédiatement après un succès important va avoir un grand impact sur sa motivation intrinsèque et ses performances.  

Le feedback négatif donné à un(e) collègue quelques heures ou quelques jours après une difficulté rencontrée va permettre de trouver des solutions et corriger le problème.  

En revanche, si le feedback négatif est donné trop tard, il peut être oublié, provoquer un effet domino et entrainer une multiplication des problèmes.   
D'où l’intérêt d’avoir une culture du feedback dans votre organisation. Selon une étude de l’entreprise Gallup, l’engagement est maximal lorsque les employés reçoivent un feedback quotidien.

Cela donne une indication, cependant le chiffre magique n’existe pas en termes de fréquence, cela vous appartient, en fonction des projets accomplis, des attentes de vos collègues/employé(e)s et de la culture de votre organisation. 

Soyez à l’écoute après avoir donné un feedback

Lorsque vous donnez un feedback constructif, assurez-vous que votre collègue puisse se sentir assez à l’aise pour vous répondre. Il doit s'agir d'une conversation entre vous deux. Cela montre que vous êtes prêt(e) à écouter ses préoccupations et son interprétation des événements. C'est aussi l'occasion pour votre collègue de vous faire part de ses idées et de faire partie de la solution. 

Donnez à votre collègue la possibilité de répondre à vos commentaires afin que vous puissiez les voir de son point de vue et aborder correctement la situation. Ainsi, vous pourrez élaborer un plan ensemble et trouver des solutions sur la façon dont il ou elle pourrait ajuster ses performances ou comportements.  

N’hésitez pas à demander à votre collègue comment vous, en tant que gestionnaire ou manager, pourriez l'aider à atteindre cet objectif. Vous renforcerez ainsi votre volonté de l’aider et vous lui montrerez que vous êtes disposé(e) à recevoir vous-même du feedback.

Le feedback est un élément essentiel de la croissance et du développement professionnel. C’est pour cela que nous souhaitions vous partager ces 5 conseils indispensables. On espère que vous penserez à C3pH quand vous verrez les sourires sur le visage de vos collègues après avoir donné vos feedbacks !  Chez C3pH, on parle de choses sérieuses (avec de bonnes sources) sans se prendre au sérieux ;) 

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